lunes, 16 de febrero de 2009




CLASIFICACION:



De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:


CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAR:


Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.


CIRCULAR INTERNA O GENERAL:


Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.


DE ACUERDO CON EL ESTILO SE CLASIFICAN
EN:


-Bloque extremo

-Bloque


REQUISITOS



-MARGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral Izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral Derecho entre 2 cm y 3 cm



Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm


ZONAS


Zona 1


Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son las de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2



Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.



CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)


La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393.


CIRCULAR INTERNA O GENERAL


Denominación del documento
A partir del margen superior, de dos o tres interlineas, se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.



Numero (referencia)



La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.

EJEMPLOS


CIRCULAR

0103-172
CIRCULAR
RH-172


FECHA

Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escribe de dos a tres interlineas del numero (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

EJEMPLOS:

Medellín, 20 de octubre de 1996

DESTINATARIO

A tres interlineas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo.

EJEMPLOS:

PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

Nota: la preposición PARA no va seguida de dos puntos (:)

Asunto (opcional)

Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).

EJEMPLO.

Asunto: Fiesta de integración.

TEXTO

Se inicia de tres a cuatro interlineas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.

EJEMPLO.

Con agrado informamos al personal……..

La Dirección Administrativa se complace en comunicar…….

PAGINAS SUBSIGUIENTES

Se tiene en cuenta lo siguiente:

* Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso solo el logotipo o la razón social.


* La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.


* El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Esta constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y numero de la pagina contra el margen derecho.


* La línea de identificación puede contener el grupo destinatario; opcionalmente la fecha abreviada o el numero (referencia); código de dependencia o código de dependencia y numero.



* El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado.


* En caso de que se termine la pagina antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.



* La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

DESPEDIDA

Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo tanto en estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se puede presentar con una expresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.).

Nota: se usa una de las 2 opciones.

EJEMPLO:

Atentamente,

Agradecemos al personal el cumplimiento de estas normas.

REMITENTE

El nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas después de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar.
Para la ubicación de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido.

De preferencia se firma a mano, solo se justifica la firma mecánica (facsímil) o en la matriz, cuando la cantidad sea excesiva.

LINEAS ESPECIALES

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen según lo especificado en los numerales 3.3. 10. 1 y 3.3. 10.3 de la NTC 3393.

ASPECTOS GENERALES

La circular interna no lleva saludo.
Se tiene en cuenta lo establecido en el numeral 3.4 de la NTC 3393.

APENDICE

NORMAS QUE DEBEN CONSULTARSE
* NTC 1034: 1993 Documentación. Escritura numérica de las fechas.
* NTC 3393: 1996 Documentación. Elaboración de cartas comerciales.

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